Askaan est à la recherche pour son siège à Dakar d’un(e) Secrétaire de Direction.
A propos d’Askaan
Askaan est une organisation de conseil, d’assistance technique et de mise en œuvre de programme et projet de développement basée au Sénégal. Elle s’efforce de soutenir les agences gouvernementales et les donateurs pour atteindre les objectifs de santé publique par la génération et l’application rigoureuse de méthodes spécifiques au contexte pour résoudre les problèmes de santé publique existants.
Askaan a pour principal objectif de contribuer à l’autonomisation des communautés afin qu’elles soient les agents de leur propre développement et bien-être.
Notre crédo : aborder les questions de façon holistique et résoudre les problèmes de santé complexes au travers d’approches innovantes et inclusives qui tiennent compte du genre.
Pour étoffer son personnel, Askaan est à la recherche pour son siège à Dakar d’un (e) Secrétaire de Direction.
Description des tâches
Sous la responsabilité de la Directrice Exécutive, le ou la Secrétaire de Direction est chargé(e) de l’organisation de l’ensemble des activités du secrétariat. Il ou elle assure les diverses tâches et responsabilités suivantes :
- Assister la Directrice Exécutive dans la coordination et le suivi des réunions et rencontres ;
- Tenir le secrétariat de direction, prise de rendez-vous, contacts avec les partenaires, préparation des réunions, préparation des courriers, mise en forme des courriers ébauchés sur informatique (réseau interne et e-mail) ;
- Appuyer le personnel au niveau de certaines tâches administratives ;
- Gérer le classement des documents techniques et stratégiques produits par Askaan et ses partenaires ;
- Appuyer Askaan et ses partenaires dans la recherche documentaire ;
- Assurer l’organisation matérielle et logistique des réunions, ateliers, missions et autres voyages ;
- Préparer les convocations, les liens et les ordres du jour des réunions et en expédier les documents nécessaires en temps requis ;
- Rédiger les comptes-rendus, procès-verbaux et correspondances des réunions auxquelles il ou elle assiste ;
- Veiller à la gestion de l’agenda et des rendez-vous de la Directrice Exécutive ;
- Préparer, transcrire et reproduire à l’aide des logiciels (Word, Excel, Power Point), les correspondances, les tableaux statistiques, les documents de présentation et autres documents demandés par la Directrice Exécutive ;
- Tenir à jour les courriers « départ » et « arrivée » ;
- S’assurer de la diffusion correcte des documents internes et externes ;
- S’assurer la classification, l’archivage et la mise à jour de la documentation d’Askaan ;
- Assurer la reprographie et la reliure des documents ;
- Assurer la sécurité et la confidentialité des documents et informations liés aux activités ;
- Gérer les appels téléphoniques ;
- Accueillir et gérer les visiteurs ;
- Gérer les stocks des fournitures ;
- Tenir la caisse des menues dépenses ;
- Veiller au maintien de la propreté et de l’ordre des locaux ;
- Exécuter toutes les tâches connexes liées au secrétariat à la demande de son supérieur hiérarchique.
Profil recherché
Le ou la candidat (e) doit satisfaire aux exigences ci-dessous :
- Avoir minimum BAC+3 ans en Secrétariat, Bureautique ou tout autre diplôme équivalent ;
- Avoir au moins (3) ans d’expérience dans le domaine de secrétariat de direction ;
- Avoir une bonne maîtrise des techniques de classement des dossiers ;
- Avoir une bonne connaissance en matière de gestion électronique des documents (GED) serait un atout ;
- Avoir une maîtrise parfaite des logiciels word, Excel et PowerPoint, et de l’outil Internet ;
- Avoir une excellente maîtrise du français parlé et écrit. La maîtrise de la langue anglaise est un atout appréciable ;
- Avoir une parfaite maîtrise de la rédaction des procès-verbaux et comptes-rendus ;
- Avoir des notions en comptabilité et en gestion des stocks constitue un atout ;
- Être disponible à travailler en dehors de l’horaire régulier de l’administration ;
- Être capable de travailler sous pression et en équipe.
Conditions de candidature
Les candidats intéressés par cette offre sont priés de faire parvenir leur dossier de candidature composé d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae actualisé à l’adresse : recrutement@demo-askaan.test avec en objet la mention « Secrétaire de Direction » au plus tard le 17/04/2023 à 16h00.